Knowledgebase
Cara Mengirimkan Tiket yang Tepat
Posted by on 05 Apr 13 11:44

Di website Helpdesk ini, kami menggunakan istilah 'tiket' untuk setiap pertanyaan/keluhan/maupun saran yang Anda sampaikan. Setiap tiket yang Anda kirim akan ditandai dengan nomor untuk memudahkan kami melakukan pelacakan progress statusnya, apakah sudah selesai, masih dalam investigasi, atau perlu dieskalasi ke cabang lain maupun kantor pusat Oriflame.

Sebelum Anda mengirim tiket, mohon perhatikan beberapa hal berikut ini:

  • Pastikan Anda sudah melakukan Registrasi dan Validasi email. (Instruksi lebih detil dapat Anda temukan di FAQ dengan judul Registrasi ke website CCORIFLAME)
  • Login ke website e-ticketing dengan cara memasukan alamat email dan password. Selanjutnya klik Kirim Tiket.
  • Pilih Kategori yang sesuai dengan pertanyaan atau keluhan Anda. Ini penting karena kami sudah mendedikasikan staff secara spesifik untuk mengerjakan tiket yang masuk ke kategori yang Anda pilih. Bila kategori yang Anda pilih memiliki sub-kategori yang lebih spesifik, usahakan untuk memilih sub-kategori yang spesifik tersebut agar kami dapat memberikan solusi yang tepat guna. Ketidaktepatan kategori yang Anda pilih akan menyebabkan:
  • Pilih Prioritas yang sesuai dengan tingkat urgensi dari pertanyaan dan keluhan Anda. Adapun pilihan prioritas yang dapat dipilih adalah sebagai berikut:

Normal    :bila tiket Anda berupa pertanyaan, saran, maupun masalah yang tidak memerlukan penanganan mendesak.

Medium   :bila tiket Anda memiliki kepentingan untuk didahulukan dari normal tapi tidak terlalu mendesak.

High        :bila tiket Anda sangat membutuhkan penanganan mendesak dan membutuhkan jawaban atau penanganan yang cepat.

  • Pilih Cabang Anda. Cabang di sini merupakan kantor Oriflame yang menaungi keanggotaan Anda atau dari kantor cabang mana pesanan Anda dilayani. Jangan lupa untuk memilih cabang karena bila Anda tidak memilih cabang, tiket Anda akan masuk ke dalam cabang yang sudah diatur otomatis oleh system yaitu Jakarta. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan Customer Care Team dalam menjawab pertanyaan atau keluhan Anda dikarenakan hal dibawah ini:
    • Tiket akan masuk antrian di Cabang yang bukan merupakan Cabang Anda.
    • Setelah tiba waktunya untuk tiket Anda dikerjakan, Customer Care Cabang Jakarta harus mengirimkan tiket Anda ke Cabang yang benar.
    • Tiket Anda akan kembali masuk ke daftar antrian Cabang yang sesuai namun Anda harus kembali menunggu.
  • Ketik Subject dari pertanyaan atau keluhan Anda yang mewakili isi tiket Anda. Mohon buat subject yang pendek dan langsung mengenai inti permasalahan.
  • Ketik pertanyaan atau keluhan Anda beserta semua detilnya pada kotak pesan, selengkap mungkin. Isi tiket yang lengkap akan mempermudah staff kami memahami pertanyaan atau keluhan yang Anda sampaikan sehingga solusi yang diberikan juga tepat. Hal ini juga membantu mengurangi durasi penanganan tiket sehingga masalah lebih cepat diselesaikan.
  • Bila Anda melampirkan dokumen tambahan atau diinstruksikan oleh staff kami untuk mengupload dokumen tambahan (foto, scan invoice, dsb), maksimum ukuran file yang dapat dilampirkan per tiket adalah 8MB. Untuk lampiran foto dari Handphone seperti Blackberry, mohon untuk memilih ukuran lampiran yang kecil. Lampirkan dokumen tambahan dengan cara klik Add File di bagian bawah message box.
  • Tinjau ulang isi tiket Anda, jika sudah lengkap dan sesuai dengan yang Anda inginkan, klik tombol Kirim.

 

Jika Anda sudah pernah mengirimkan ticket, maka semua histori ticket Anda akan kami simpan di bawah tombol 'My Tickets' dilengkapi dengan status masing-masing.

  • Open : ticket dengan status Open artinya tiket tersebut sudah masuk ke antrian tiket dan menunggu ditanggapi oleh staff kami.
  • In Progress : ticket dengan status In Progress artinya tiket tersebut sudah ditanggapi oleh staff kami dan sedang dalam proses investigasi dan belum diberikan solusi
  • Closed : ticket dengan status Closed artinya tiket tersebut sudah ditanggapi oleh staff kami dan sudah diberikan solusi atas masalah/pertanyaan yang Anda ajukan. 

 

TIPS :

  • Bila Ticket yang Anda kirimkan sudah berstatus Closed. Anda masih dapat memberikan tanggapan kembali di nomor ticket yang sama apabila Anda merasa masalah tersebut belum terselesaikan. Namun jangan lakukan hal ini jika Anda hendak mengajukan keluhan atau pertanyaan baru yang tidak berhubungan dengan ticket Anda yang sudah selesai. Silakan kirim ticket baru dengan melalui proses di atas dari awal lagi.
  • Bila Anda tidak menerima tanggapan lebih dari 24 jam untuk ticket yang sudah Anda kirim, jangan mengirimkan ticket baru dengan deskripsi masalah yang sama persis dengan ticket sebelumnya. Ini akan menyita waktu staff kami dengan mengerjakan lebih dari 1 ticket untuk 1 permasalahan yang sama. Silakan reply kembali pada nomor ticket yang sama. Website ini memiliki mekanisme antrian ticket di mana ticket yang dikerjakan oleh staff kami diatur menurut waktu penerimaan ticket. Sehingga, meskipun Anda mengirimkan lebih dari 1 ticket, tetap ticket pertama yang akan dikerjakan oleh staff kami, dan ticket yang lain akan menjadi sia-sia karena solusinya sudah diberikan di ticket yang pertama.
(154 vote(s))
This article was helpful
This article was not helpful

Help Desk Software by Kayako fusion